【什么是备查账，怎么建立】备查账是会计工作中的一种辅助性账簿，主要用于记录那些在总账和明细账中未能详细反映的经济业务或事项。它通常不作为正式记账依据，而是为了便于日后查阅、核对和审计而设置的补充账目。
备查账的特点包括：内容灵活、格式多样、使用方便。它的设立主要根据企业实际需要，可以是纸质形式，也可以是电子形式。备查账的内容一般包括合同、协议、发票复印件、审批单等重要资料的摘要或索引。
一、备查账的主要用途
| 用途 | 说明 |
| 补充记录 | 记录无法在总账或明细账中详细体现的信息 |
| 方便查阅 | 提供快速查找相关资料的途径 |
| 审计支持 | 为内部审计或外部审计提供参考资料 |
| 风险控制 | 帮助识别潜在风险或异常交易 |
二、备查账的建立步骤
| 步骤 | 内容 |
| 1. 确定需求 | 根据企业实际情况，明确需要备查的项目和内容 |
| 2. 制定目录 | 列出备查账的分类和条目，如合同类、费用类、资产类等 |
| 3. 设计格式 | 根据内容选择合适的表格格式，包括日期、摘要、金额、附件编号等 |
| 4. 收集资料 | 整理相关的原始凭证、合同、审批单等文件 |
| 5. 归档管理 | 将资料按类别归档，并在备查账中注明来源和编号 |
| 6. 定期更新 | 根据业务变化及时更新备查账内容 |
| 7. 专人管理 | 指定专人负责备查账的维护与保管 |
三、常见备查账类型举例
| 类型 | 说明 |
| 合同备查 | 记录企业签订的重要合同信息及执行情况 |
| 资产备查 | 记录固定资产、无形资产等的购置、使用和处置情况 |
| 费用备查 | 记录大额费用支出的审批和报销过程 |
| 发票备查 | 记录采购或销售过程中取得的发票信息 |
| 借款备查 | 记录企业借款的合同、利率、还款计划等 |
四、备查账的注意事项
- 真实性：所有记录必须真实、准确，不得伪造或篡改。
- 完整性：应尽量完整地反映相关业务内容。
- 保密性：涉及敏感信息的备查账应妥善保管，防止泄露。
- 可追溯性：每项记录应有对应的原始凭证或附件，便于追溯。
通过合理设置和管理备查账，企业可以提高财务工作的规范性和透明度，为日常管理和审计工作提供有力支持。
